El arte de delegar

Antes de empezar

Cuando de delegación se habla, la realidad está muy alejada de la teoría tradicional, ya que a la mayoría de ellos le pasaba lo siguiente:

1. Invertían mucho tiempo explicando tareas que consideraban simples.
2. Constantemente encontraban errores en los trabajos que delegaban.
3. Al final, terminaban haciendo ellos el trabajo porque no les convencía lo que le presentaban.
4. Como resultado, se quedaban con menos tiempo para su familia y demás temas importantes.

Para dominar el arte de delegar necesitas entender sus 4 aspectos fundamentales:

1. Los niveles de iniciativa.
2. Enseñar, acompañar y reflexionar.
3. Las carencias del equipo.
4. Deja de aceptar tareas que no son tuyas.

Entendiendo a profundidad lo anterior, podrás dominar el complejo (y muy cotizado) arte de delegar.

Los niveles de inciativa

NIVEL 01: Espero a que me digan qué hacer

Aquí se encuentran las personas que tienen el menor nivel de iniciativa en el equipo. Solo están esperando que les digan lo que tienen que hacer y no se mueven hasta que alguien no se los pida.

NIVEL 02: Pregunto qué puedo hacer

Aquí se encuentran los que al menos preguntan si hay alguna tarea pendiente, pero no es que hagan algo mientras esperan la respuesta o la tarea.

NIVEL 03: Recomiendo una acción o propongo alguna alternativa, luego espero la aprobación

Desde aquí, ya notamos que el brillo de la iniciativa se empieza a asomar. Ya que, el hecho de proponer algo implica investigación, empeño y proactividad. Este nivel es el adecuado para los practicantes y asistentes.

NIVEL 04: Tomo acción y notifico mis resultados de forma ordenada

En este nivel habitan las personas muy proactivas. No preguntan ni recomiendan, sino simplemente actuan y notifican sus resultados a sus líderes: aprendizajes (errores), descubrimientos, optimizaciones, entre otros. Este nivel es el adecuado para los coordinadores y jefes.

NIVEL 05: Tomo acción, notifico mis resultados y diseño procesos para que mi equipo siga mis pasos

Este es el pináculo de la iniciativa. Ya que no solo notifican resultados sino que además diseñan los caminos, procesos, protocolos y procedimientos para todo el equipo. De esta manera, este ejecutivo lidera siempre orientado a la optimización y la eficiencia. Este nivel es ideal para jefes, gerentes y directores (así es, también los directores).

Enseñar, acompañar y reflexionar

No entender este aspecto, del arte de delegar, ocasiona que cuando encomiendes una tarea a un colaborador, no sepas el nivel de detalle que requieres ni el mejor camino para hacerlo.

Enseñar: Realiza tú primero la tarea , resalta cuidadosamente todos los pasos a realizar y cuéntale las razones de su importancia

1. Cuando el equipo no cuente con experiencia en la tarea o es nuevo, y aún no desarrollan las habilidades necesarias para realizarla. Exígeles que escriba todos los pasos.
2. Cuando el equipo conoce los pasos pero no saben seguirlos. Revisa los pasos que están tomando como receta y entrénalos de nuevo.
3. Cuando el equipo conoce los pasos y solo pueden seguir algunos. Revisa los pasos, entrénalos de nuevo y ayúdalos a que no vuelvan a cometer los mismos errores.

Acompañar: Observa cómo realiza la tarea y revisa de cerca los pasos claves del procedimiento.

1. Cuando el equipo sabe cómo resolver la tarea correctamente pero debe tener el procedimiento a la mano. Céntrate en ayudarlos a practicar más para que se vuelvan diestros en el procedimiento.
2. Cuando el equipo sabe cómo resolver la tarea correctamente sin ayuda del procedimiento, pero se demoran demasiado. Analicen juntos las tareas que más tiempo les cuestan, revisando recursos, habilidades y emociones, porque la disfunción en alguno o varios de estas partes, es lo que ocasiona la ineficiencia.

Reflexionar: Comparte preguntas de análisis profundo.

1. Cuando el equipo resuelve la tarea de forma exitosa, sin problemas y a tiempo. Enfócate en hacerle preguntas de análisis como:
   • ¿Cuál es la parte más importante de este procedimiento?
   • ¿Qué riesgos observas en este proceso?
   • ¿Cómo impacta esta tarea en los resultados del equipo o de la empresa?
   • ¿Cómo podríamos mejorar el protocolo?
   • ¿Si este proceso no existiera, qué deberíamos hacer?
   • ¿Cuáles son los procesos que nutren a este?

Las carencias del equipo

A veces nuestro equipo tiene carencias que no nos permiten delegar de forma adecuada, y pueden ser del siguiente tipo:

1. Carencia de iniciativa

Recuerda que debes de prohibir en tus equipos los niveles 01 y 02 de iniciativa mencionados antes.

2. Falta de pensamiento crítico

Cuando tú, como líder, eres que el responde a todas las preguntas y brinda todas las soluciones, no permites que tu equipo desarrolle su pensamiento crítico. Es por ello, que debes dejar de dar respuestas u opciones, para pasar a formular preguntas retadoras y abiertas, como por ejemplo:

• ¿Qué podría pasar si …?
• ¿Qué crees que piensa el consumidor de este tema?
• ¿Cuál es el error más común que cometemos en esta situación?
• ¿Qué otros punto de vista creen que estamos obviando?

3. Baja calidad de los entregables

• Comparte y explica ejemplos de entregables de alta calidad, para que entiendan lo que esperas.
• Crea una base de conocimientos, donde puedan encontrar todos los errores comunes y que no los vuelvan a cometer.
• Muéstrales cómo pueden mejorar, brindándoles feedback claro y conciso.
• Coloca fecha de entrega anticipadas para tener tiempo de mejorar la calidad de ser necesario. Nunca te confíes del tiempo.

4. Poca velocidad

• Dezmenuza la tarea en pequeñas partes. Así tu equipo puede estimar el tiempo necesario para resolver la tarea.
• Siempre exige una estimación de tiempo para la realización de una tarea.
• En el caso de que el equipo no pueda estimar, tienes que exigir una fecha en la que te darán la estimación de la tarea.
• Usar la base de conocimientos ayuda a acelerar el trabajo repetitivo.

Deja de aceptar tareas que no son tuyas

Es común que como líder del equipo quieras apoyarlo con sus tareas y que te sobrecargues de actividades que no te corresponden o que no son tu responsabilidad.

Pero hacer esto te vuelve en un líder mediocre, porque tu mayor tarea es acelerar la evolución de tu equipo, a tal punto que no te necesiten como mentor.

¿Qué hacer en estos casos?

1. Realiza un inventario de todas tus tareas y revisa si son tu responsabilidad o no.
2. Organiza las que sí son tuyas.
3. Las que no lo son, entrégaselas a su verdadero dueño.
4. Aprende a decir NO a las tareas que no son tu responsabilidad.
5. Si es tu jefe quien te delega una tarea que no te compete, realiza la tarea y luedo de tener un buen resultado, negocia con tu jefe la delegación a otra persona.
6. No te tomes más de 15 minutos en decir NO, o delegar a otro una tarea que identificaste como ajena.

Conclusión

Para dominar el arte de delegar primero prohibe los niveles de iniciativa 01 y 02. Luego analiza el nivel de competencia de tu equipo para escoger de forma adecuada si enseñas, acompañas o ayudas a reflexionar. También recuerda que todos tenemos diferentes curvas de aprendizaje. Es importante también identificar las carencias de tu equipo y solucionarlas.

Pero si sigues aceptando tareas que no te corresponden, no vas a poder avanzar ni convertirte en el líder que tú quieres, ni en el que tu equipo necesita.

Si deseas un poco más de ayuda, no dudes en escribirme desde aquí, para profundizar en tu situación y juntos buscar nuevos caminos para salir adelante.