Guía avanzada | Incrementa tu productividad gestionando mejor tu tiempo

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Todos nosotros, en algún momento de nuestra carrera, hemos saturado nuestra agenda con múltiples tareas, creyendo que las completaremos en menor tiempo del que estimamos. Sin embargo, al final de la semana, nos damos cuenta de que no es así.

A pesar de todos los antecedentes que tenemos sobre nuestra propia gestión de tareas, seguimos autoengañándonos pensando que nuestro tiempo es ilimitado y sin restricciones.

Te ayudaré a mejorar este aspecto respondiendo las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué es el pensamiento mágico?
  2. ¿Cómo nos afecta esta forma de pensar?
  3. ¿Cómo mejoro mi forma de gestionar mi tiempo?
Un PAD o profesional de alto desempeño ha superado de forma exitosa el pensamiento mágico, es por ello gestiona su tiempo de forma realista y exitosa.

Puedes saber más de los PADs desde aquí.


¿Qué es el pensamiento mágico?

Antes que nada, debemos recordar que, al ser humanos, somos especialistas en contarnos a nosotros mismos historias increíbles para darnos ese empujoncito final para ejecutar grandes cantidades de trabajo en un tiempo muy reducido.

El contarnos estas historias de autoengaño deliberado, a pesar de que nuestras experiencias pasadas nos indican lo contrario, sumado al creer que nuestro día laborable no tiene ni límites ni restricciones, es denominado como el pensamiento mágico, nombre acuñado por Sabina Nawaz, quien es una coach muy reconocida internacionalmente que asesora a varios de los C-Level del Fortune 500.

Este pensamiento mágico nos hace creer que siempre vamos a lograr todo lo que nos proponemos sin necesidad de estudiar su impacto en nuestras tareas pendientes, tanto actuales como futuras.

¿Cómo nos afecta esta forma de pensar?

Por un lado, a todos nosotros nos gusta que nuestros jefes o clientes siempre consideren que somos profesionales muy competentes y productivos. Por el otro, no consideramos que nuestra energía es limitada. Esto nos lleva a querer siempre cargarnos de tareas y más tareas, hasta el punto de la saturación.

Esta forma de gestionar tu tiempo tiene las siguientes consecuencias:

  1. No cumples con los plazos establecidos.
  2. La calidad de tus entregables es baja.
  3. Vives agotado.
  4. Cada vez te cuestan más completar tareas, ya que cuentas con cansancio acumulado.
  5. Tus defensas bajan y te empiezas a enfermar.
  6. Decepcionas a tu equipo de trabajo, jefes y clientes.
  7. La inspiración de tu equipo se reduce.
Entiende que es mejor presentar suficientes trabajos de alta calidad, frente a producir una gran cantidad de trabajo con calidad menor al promedio, que además te cuestan tu salud y tu vida personal.

¿Cómo mejoro mi forma de gestionar mi tiempo

01. Deja de pensar que tu carga laboral actual es solo temporal

Para dejar esta mala práctica te sugiero que revises todos mis proyectos entregados el año pasado, y te preguntes: ¿cuáles fueron planificados y cuáles salieron del sombrero (inesperados)?

De esta manera podrás deducir la ocurrencia de los proyectos inesperados frente al total de tus proyectos, y con esta información tomarás mejores decisiones al provisionar tu tiempo para los proyectos inesperados.

No caigas en el cuento de que pronto tendrás menos carga laboral, es mucho mejor ser realista y proyectar tu carga laboral futura utilizando este ratio de ocurrencia inesperada.

02. Deja de creer que tus proyectos serán más sencillos por tu experiencia

Indiscutiblemente la experiencia nos da sabiduría y nos ayuda a aprender los caminos más cortos y eficientes de las actividades recurrentes. Sin embargo, te recuerdo que vivimos en un mundo muy desafiante y con cambios vertiginosos, por ello es prudente creer que el siguiente proyecto será más retador que el anterior.

A pesar de todo el recorrido que tengas, siempre aparecerán dificultades nuevas (eso es lo maravilloso y lo retador también) que te tomarán más recursos de los presupuestados. Para solucionarlo te recomiendo agregar lo siguiente a tus estimaciones de tiempo:

  1. Búfer de operación. Es una provisión de tiempo por si algo se sale de control en tus actividades.
  2. Búfer de entrega. Es otra provisión para enviar el entregable con una revisión final.
Agrega estos dos búferes a tus estimaciones de proyectos nuevos y podrás lidiar con los aspectos novedosos de mejor manera.

03. Deja de imaginar que los demás miembros del equipo entenderán tus instrucciones rápidamente

A todos nos ha ocurrido que la comunicación y coordinación interna nos juega una mala pasada, sobre todo en los momentos más críticos. Es por ello que te recomiendo lo siguiente:

  1. Valida la comunicación y la coordinación. Esta herramienta te ayudará a asegurar la calidad de tu gestión.
    • Valida tanto lo que dices como lo que escuchas.
  2. Provisiona tiempo en los proyectos para capacitación interna.
  3. No asumas que todas las personas aprenden a la misma velocidad y de la misma manera.
  4. Implementa una herramienta ágil para el seguimiento de los pendientes del proyecto.
  5. Por último, crea una base de conocimiento que funcione como repositorio de las políticas, procedimientos, mejores prácticas, errores comunes, atajos, entre otra sabiduría colectiva que pueda agilizar las curvas de aprendizaje y adaptación del equipo de trabajo.
La base de todo equipo de alto desempeño es la comunicación y la coordinación impecable.

04. Deja de creer que sin tu supervisión todo saldrá mal

Está bien que algunos de nosotros cometamos menos errores que el promedio y que esto nos haga pensar que para que todo salga bien debe tener nuestro visto bueno. Sin embargo, el pensar de esta manera lo único que hace es convertirte en un cuello de botella controlador, lo cual es dañino para nuestro equipo.

Para solucionarlo solo debes enfocarte en provisionar tiempo para el entrenamiento e implementar una potente base de conocimiento para tu equipo.

Tarde o temprano este estilo de gestión te pasará la factura de forma severa, tanto a ti como a tu equipo, y hasta al proyecto.

05. Aprende a pedir ayuda

El ocultar nuestras debilidades por mostrarnos como unos líderes fuertes nos convierte, en realidad, en unos líderes débiles.

Todas nuestras debilidades nos hacen más vulnerables cuando pretendemos que no existen o que nadie las observa. Y esto es contraproducente por dos razones:

  1. No es sostenible. Tarde o temprano te vas a cansar.
  2. Te convierte en un líder mediocre. Recuerda que la esencia del liderazgo es la conexión, sin ella nada funciona.
No te permitas llevar a tu cuerpo al límite.
Ser débil es ocultar lo que te avergüenza y por ende no lo mejoras nunca. Por el contrario, ser fuerte es mostrarte, pedir ayuda y mejorar.

Profundiza sobre el tema desde aquí.


Si deseas un poco más de ayuda, no dudes en escribirme desde aquí, para profundizar en tu situación y juntos buscar nuevos caminos para salir adelante.

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