A pesar de todos los antecedentes que tenemos sobre nuestra propia gestión de tareas, seguimos autoengañándonos pensando que nuestro tiempo es ilimitado y sin restricciones.
Te ayudaré a mejorar este aspecto respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Qué es el pensamiento mágico?
- ¿Cómo nos afecta esta forma de pensar?
- ¿Cómo mejoro mi forma de gestionar mi tiempo?
Puedes saber más de los PADs desde aquí.
¿Qué es el pensamiento mágico?
Antes que nada, debemos recordar que, al ser humanos, somos especialistas en contarnos a nosotros mismos historias increíbles para darnos ese empujoncito final para ejecutar grandes cantidades de trabajo en un tiempo muy reducido.
El contarnos estas historias de autoengaño deliberado, a pesar de que nuestras experiencias pasadas nos indican lo contrario, sumado al creer que nuestro día laborable no tiene ni límites ni restricciones, es denominado como el pensamiento mágico, nombre acuñado por Sabina Nawaz, quien es una coach muy reconocida internacionalmente que asesora a varios de los C-Level del Fortune 500.
¿Cómo nos afecta esta forma de pensar?
Por un lado, a todos nosotros nos gusta que nuestros jefes o clientes siempre consideren que somos profesionales muy competentes y productivos. Por el otro, no consideramos que nuestra energía es limitada. Esto nos lleva a querer siempre cargarnos de tareas y más tareas, hasta el punto de la saturación.
Esta forma de gestionar tu tiempo tiene las siguientes consecuencias:
- No cumples con los plazos establecidos.
- La calidad de tus entregables es baja.
- Vives agotado.
- Cada vez te cuestan más completar tareas, ya que cuentas con cansancio acumulado.
- Tus defensas bajan y te empiezas a enfermar.
- Decepcionas a tu equipo de trabajo, jefes y clientes.
- La inspiración de tu equipo se reduce.
¿Cómo mejoro mi forma de gestionar mi tiempo
01. Deja de pensar que tu carga laboral actual es solo temporal
Para dejar esta mala práctica te sugiero que revises todos mis proyectos entregados el año pasado, y te preguntes: ¿cuáles fueron planificados y cuáles salieron del sombrero (inesperados)?
De esta manera podrás deducir la ocurrencia de los proyectos inesperados frente al total de tus proyectos, y con esta información tomarás mejores decisiones al provisionar tu tiempo para los proyectos inesperados.
02. Deja de creer que tus proyectos serán más sencillos por tu experiencia
A pesar de todo el recorrido que tengas, siempre aparecerán dificultades nuevas (eso es lo maravilloso y lo retador también) que te tomarán más recursos de los presupuestados. Para solucionarlo te recomiendo agregar lo siguiente a tus estimaciones de tiempo:
- Búfer de operación. Es una provisión de tiempo por si algo se sale de control en tus actividades.
- Búfer de entrega. Es otra provisión para enviar el entregable con una revisión final.
03. Deja de imaginar que los demás miembros del equipo entenderán tus instrucciones rápidamente
A todos nos ha ocurrido que la comunicación y coordinación interna nos juega una mala pasada, sobre todo en los momentos más críticos. Es por ello que te recomiendo lo siguiente:
- Valida la comunicación y la coordinación. Esta herramienta te ayudará a asegurar la calidad de tu gestión.
- Valida tanto lo que dices como lo que escuchas.
- Provisiona tiempo en los proyectos para capacitación interna.
- No asumas que todas las personas aprenden a la misma velocidad y de la misma manera.
- Profundiza este tema con esta guía: El arte de delegar.
- Implementa una herramienta ágil para el seguimiento de los pendientes del proyecto.
- Aprende a utilizar la metodología Kanban desde aquí.
- Por último, crea una base de conocimiento que funcione como repositorio de las políticas, procedimientos, mejores prácticas, errores comunes, atajos, entre otra sabiduría colectiva que pueda agilizar las curvas de aprendizaje y adaptación del equipo de trabajo.
- Aprende a implementar una base de conocimiento en tu equipo desde aquí.
04. Deja de creer que sin tu supervisión todo saldrá mal
Está bien que algunos de nosotros cometamos menos errores que el promedio y que esto nos haga pensar que para que todo salga bien debe tener nuestro visto bueno. Sin embargo, el pensar de esta manera lo único que hace es convertirte en un cuello de botella controlador, lo cual es dañino para nuestro equipo.
Para solucionarlo solo debes enfocarte en provisionar tiempo para el entrenamiento e implementar una potente base de conocimiento para tu equipo.
05. Aprende a pedir ayuda
Todas nuestras debilidades nos hacen más vulnerables cuando pretendemos que no existen o que nadie las observa. Y esto es contraproducente por dos razones:
- No es sostenible. Tarde o temprano te vas a cansar.
- Te convierte en un líder mediocre. Recuerda que la esencia del liderazgo es la conexión, sin ella nada funciona.
Profundiza sobre el tema desde aquí.
Si deseas un poco más de ayuda, no dudes en escribirme desde aquí, para profundizar en tu situación y juntos buscar nuevos caminos para salir adelante.