¿Qué es un tablero Kanban?

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Si hablamos de equipos y de su desempeño, lo que usualmente nos genera un dolor de cabeza es la falta de eficiencia. Por lo general, este problema radica en que no tenemos una idea clara de las tareas que cada uno realiza, si éstas están alineadas a las prioridades del equipo y qué es lo que los está deteniendo.

Un PAD o profesional de alto desempeño, entiende esto y lo soluciona aplicando alguna de las metodologías ágiles. En este artículo hablaremos de Kanban y sus tableros.

Si quieres profundizar sobre las habilidades de un PAD, lee esta guía donde profundizo en el tema.

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Si tienes problemas con tus equipos de trabajo, no puedes entender a qué se debe su bajo desempeño, no visualizas sus tareas, no están alineados a las prioridades del negocio u oficina, no sabes por dónde empezar a mejorar o estás desesperado por una alternativa escalable para mejorar el performance de tu equipo, es momento de conocer Kanban.

En este artículo responderé las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué es Kanban?
  2. ¿Qué es un tablero Kanban?
  3. ¿Qué hace a Kanban tan bueno?
  4. ¿Qué herramientas puedo usar?
  5. ¿Cómo empiezo a implementar Kanban?

¿Qué es Kanban?

Es una de las más famosas metodologías ágiles y cuenta con los siguientes beneficios:

  1. Es ligero en el proceso y muy flexible, ya que no cuenta con roles predefinidos.
  2. Te permite visualizar el flujo de trabajo de forma global.
  3. Te ayuda a distinguir los cuellos de botella.
  4. Puedes gestionar y evitar la multitarea.
  5. Alineas rápidamente la operación a las prioridades.
  6. Mides los tiempos de entrega.
  7. Brindas feedback ágil y efectivo sobre las actividades atrasadas.
Kanban es ideal para equipos que cuentan con prioridades cambiantes.

Puedes usar una pizarra o una pared, e ir colocando notas adhesivas (Post-its), pero también existen herramientas en línea como Trello que te permiten gestionar al equipo usando tableros Kanban.


¿Qué es un tablero Kanban?

Es la herramienta fundamental de la metodología y tiene 5 componentes:

Tarjetas

Es lo primero que observarás, pueden ser tarjetas digitales o Post-its. Representan las tareas que se deben completar y que irán cambiando de estado a lo largo de todo el proceso operativo. Al ser visuales te permite decidir rápidamente sobre los cuellos de botella o problemas relacionados a las prioridades.

Columnas

Cada columna representa un estado en el proceso o una actividad específica que afectan a las tareas. Lo usual y más sencillo es que tengan la siguiente composición:

  • Pendientes: aquí se juntan todas las tareas que están a punto de pasar por el flujo de trabajo (columnas).
  • Trabajando: este estado representa a todas las tareas que están siendo realizadas por el equipo de trabajo.
  • Por revisar: en caso necesiten aprobación de alguien más para darlas por terminadas.
  • Terminadas: aquí van todas las tareas que ya han sido revisadas y aprobadas. Es la parte final del proceso Kanban estándar.

Recuerda que este proceso es el estándar tú puedes diseñar e implementar el que mejor se acomode al equipo y operación que manejes.

Lo excelente del Kanban es que se puede adecuar a cualquier flujo de trabajo, solo necesitas un poco de prácticas y creatividad.

Límites en la columnas de trabajo

Tienes que establecer la cantidad de tarjetas en cada columna o fase. Cuando ese límite se alcanza, todo el equipo tiene que ponerse a resolver las tarjetas. Estos límites son una especie de alertas tempranas, que también sirven para visualizar con claridad los cuellos de botella.

Columna de inicio o backlog

Es aquí donde se colocan todos los pendientes que se asumen en el proyecto o los que se vayan generando como observaciones al mismo. Te ayuda a visualizar todo lo que falta por trabajar.

Columna de actividades terminadas

Es en esta columna donde terminan todas las tarjetas y es el objetivo final de la metodología Kanban. La idea es acortar los tiempos de las tarjetas dentro del flujo de trabajo.

Un equipo Kanban mejora continuamente cuando acorta al máximo los plazos de entrega e incrementa la cantidad de tarjetas que puede manejar en un mismo espacio de tiempo.

En conclusión, el tablero Kanban tiene dos reglas fundamentales:

  1. Limitar el trabajo por columna, para una gestión óptima.
  2. Visualizar el trabajo completo, para una mejor toma de decisión y asignación de recursos.
No es recomendable usar más reglas, ya que vuelve más lento el ciclo de trabajo.

¿Qué hace que Kanban sea tan bueno?

Antes de responder necesitamos entender que cada equipo de trabajo posee necesidades completamente diferentes. Además saber que puedes implementar Kanban solo con una pared, Post-its y plumones. Pero si deseas sacarle el máximo provecho a la metodología te sugiero usar una herramienta digital como Trello o Notion por las siguientes razones:

  1. Colaboración en tiempo real: puedes compartir información, asignar tarjetas a personas y revisar en línea lo que está pasando en tu equipo sin ningún desfase.
  2. Historial de cambios: muchas de las herramientas tienen un historial de todas las actividades realizadas por los usuarios, lo que te permite revisar cuáles son los más activos o revertir errores fácilmente.
  3. Funcionalidades adicionales para las tarjetas: puedes asignar uno o más usuarios a las tarjetas, añadir etiquetas, cargar archivos, crear checklist de actividades secundarias, tagear «@» a tus compañeros, entre otras.
  4. Automatizaciones e integraciones: si entiendes como usar IFTTT, Integromat o Zapier, puedes realizar que las tareas repetitivas de tu equipo se realicen de forma automática, con eso no solo ahorras tiempo sino que el equipo se enfoca en lo que realmente importa. Adicional a ello puedes integrar tu tablero con miles de aplicaciones adicionales como Google Drive, Outlook, Zoho, etc.
  5. Informes: muchas de las herramientas te permiten analizar los datos generados en tu tablero para poder tomar decisiones más acertadas e inclusive medir el performance del equipo.

¿Qué herramientas puedo usar?

Existes muchas herramientas gratuitas y tan buenas como las de pago, es por ello que aquí te comparto las 4 que yo te recomiendo y los escenarios en los que creo que te ayudarán.

Trello

Es la más usada por todos los equipos en el mundo y una de las mejores herramientas Kanban. Te funcionará si:

  1. Tienes un equipo de máximo 10 personas en múltiples proyectos.
  2. Necesitas más integraciones que automatizaciones.
  3. Deseas una rápida configuración.
  4. Deseas que la curva de aprendizaje sea rápida.
  5. Cuenta con informes básicos que te permiten iniciar con la metodología.
  6. Cuenta con tableros ilimitados y un máximo de 2 power ups por tablero en su potente versión gratuita.
Trello cuenta con el respaldo de Attlasian, una de las empresas más importantes en la venta de software del mundo.

Click Up

Desde mi punto de vista, es la herramienta más completa a nivel de funcionalidades. Te funcionará si:

  1. Cuentas con un equipo de máximo 10 personas.
  2. Necesitas más vistas, ya que no solo puedes usar la visualización estilo Kanban, sino también Gantt y de listas.
  3. Deseas una configuración medianamente rápida.
  4. No te preocupa tanto la curva de aprendizaje.
  5. Necesitas algunas integraciones, sobre todo con herramientas de Google o Microsoft.
  6. Puedes crear 5 espacios de trabajo, con una limitación en almacenamiento de 100mb (recuerda que siempre puedes usar tu nube de Google o Microsoft para poder salvar estos puntos).

MeisterTask

Esta es una herramienta para usuarios avanzados, pero con una versión freemium muy poderosa. Te servirá si:

  1. Cuentas con un equipo sin límite.
  2. Necesitas automatización de tareas repetitivas.
  3. No te preocupa el tiempo de configuración del tablero, ya que vas a requerir más tiempo que con otras herramientas.
  4. Necesitas algunas integraciones, sobre todo con herramientas de Google o Microsoft.
  5. Sin informes ni estadísticas avanzadas.
  6. Puedes crear hasta 3 proyectos con miembros ilimitados.

Notion

Es una herramienta muy versátil y poderosa a la vez. Te ayuda si:

  1. Tienes un equipo de máximo 5 personas en múltiples proyectos.
  2. Necesitas más integraciones que automatizaciones.
  3. Necesitas generar mucha documentación, ya que Notion también sirve como base de conocimiento.
  4. Deseas una rápida configuración.
  5. Deseas que la curva de aprendizaje sea rápida.
  6. No necesitas informes.
  7. Tiene la limitante de miembros de equipos (05) y solo está disponible en inglés.

Todas las herramientas mencionadas, también pueden mejorar sus características si deseas migrar a las versiones de pago.

¿Cómo empiezo a implementar Kanban?

Lo más importante de la metodología Kanban es que puedes empezar desde ahora, con lo que estés haciendo en este momento. O sea, que no necesitas realizar cambios radicales para poder sacarle el máximo provecho.

Para poder implementar efectivamente Kanban necesitas:

  1. Tener las prioridades del equipo claras.
  2. Conocer plenamente tus procesos actuales y como se llevan en la práctica.
  3. Respetar las funciones y roles de tus equipos de trabajo.
  4. Comprometerte a mejorar los tiempos de entrega continuamente.
  5. Fomentar la responsabilidad de los miembros del equipo frente a sus tarjetas asignadas.
  6. Todos los cambios son actualizados en línea y no esperan.
Con todo esto entendido, será más que suficiente para que puedas dar inicio una correcta implementación Kanban en tus operaciones.

Recuerda siempre que la metodología Kanban es solo una herramienta, si ni tú ni tu equipo hacen bien su trabajo y tampoco siguen las reglas de la metodología, el rendimiento de tu equipo no mejorará.

Si deseas un poco más de ayuda, no dudes en escribirme desde aquí, para profundizar en tu situación y juntos buscar nuevos caminos para salir adelante.

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